" MANA YANG LEBIH PENTING, TARGET ATAU ACTIVITY PLAN ?"
Beberapa jawaban terlontar sebagai berikut :
a.. Beberapa peserta menyatakan bahwa target lebih penting, karena memberikan arahan tujuan kita mau kemana.
b.. Namun ada juga yang menyatakan Activity plan lebih penting, karena target tanpa activity plan adalah percuma
Menurut pendapat saya, activity plan jauh lebih penting daripada target !!! dengan alasan sebagai berikut
. Target tanpa activity plan, adalah mimpi
. Activity plan (program improvement) jika dilakukan terus menerus, walaupun perusahaan tidak memiliki target tetap saja akan memberikan hasil positif kepada perusahaan. Lihat contoh kasus pada perusahaan Jepang dengan program Kaizennya.
. Penelitian majalah Fortune tahun 1999, menemukan bahwa 70% kegagalan CEO bukan akibat lemahnya strategi, namun karena ketidakmampuan untuk melaksanakannya
Melihat pentingnya activity plan, Saya justru sangat menyayangkan bahwa banyak perusahaan yang tidak terlalu fokus pada pembuatan activity plan. Yang saya amati adalah hampir semua perusahaan memiliki target bisnis plan (hampir semua karena masih ada beberapa perusahaan yang menjalankan bisnis tanpa perencanaan kedepan), akan tetapi sedikit perusahaan yang memiliki activity plan yang terstruktur dan mengontrolnya dengan baik.
Banyak perusahaan fokus pada saat menyusun target bisnis plan perusahaan, bahkan beberapa perusahaan menyusun target bisnis plan di luar perusahaan atau di Hotel, supaya bisa benar-benar fokus dalam menyusun target bisnis plan perusahaan, tetapi sayangnya sedikit waktu dihabiskan untuk menyusun aktifity plan. Buku-buku mengenai bisnis plan juga banyak membahas cara menyusun target pada bisnis plan, dimulai dari SWOT analysis hingga penyusunan target bisnis plan yang saling terkait satu dengan yang lainnya, tetapi sedikit yang membahas mengenai cara pembuatan aktifity plan yang baik.
Untuk memperjelas maksud saya diatas, berikut ini pengalaman saya dalam project improvement di client.
a.. Pada saat awal dimulainya project, saya mencoba ikut dalam meeting koordinasi antar departemen yang dilakukan setiap minggu. Berikut catatan saya mengenai meeting tersebut :
a.. Meeting difokuskan pada pelaporan pencapaian performa per-departemen, setiap departemen mempresentasikan performa dalam bentuk grafik. Terkadang timbul pertanyaan kenapa performa menurun, dan dijawab secara lisan oleh departemen yang bersangkutan. Akan tetapi, jika diperhatikan lebih seksama, metode yang dilakukan seperti metode pemadam kebakaran, yang memadamkan api pada rumah yang terbakar (melakukan tindakan terhadap masalah yang sudah timbul)
b.. Saya tidak melihat adanya aktifity plan yang terstruktur, yang bersifat fundamental untuk memperbaiki sistem pada departemen yang bersangkutan, sehingga performa bisa menjadi lebih baik.
c.. Meeting lebih banyak kearah diskusi, dicatat hasil diskusinya, kemudian minutes of meetingnya dibagikan kepada semua yang terkait.
d.. Tidak ada suatu media/ form minutes of meeting yang berisi tabel action, PIC dan target date, sebagai alat untuk mengontrol suatu action apakah sudah dilakukan atau belum.
e.. Meeting berikutnya melakukan hal yang sama dengan yang telah dijelaskan diatas
b.. Kemudian saya memutuskan untuk merubah metode meeting tersebut. Perubahan yang saya lakukan adalah:
a.. Saya menyusun activity plan untuk tiap departemen
b.. Fokus meeting dirubah dari pembahasan performa menjadi pembahasan aktifity plan.
c.. Setiap minggu, tiap departemen mempresentasikan status activity plan mereka, apakah activity plannya sudah dilakukan atau belum ? jika belum kenapa ? jika ada kesulitan, kita bahas dan susun rencana perbaikannya !! Jika belum dikerjakan, dengan alasan banyak kerjaan rutin yang harus segera diselesaikan, maka ditanyakan komitmennya kapan bisa diselesaikan. Terkadang jika activity plan terlalu lama tidak diselesaikan, saya meminta supaya activity plan tersebut diselesaikan hari itu juga.
c.. Saya lakukan perubahan ini selama 3 bulan. Selama 3 bulan, saya tidak pernah melakukan meeting pencapaian performa, yang saya lakukan adalah meeting pembahasan activity plan. Dan hasilnya :
a.. Claim customer turun dari rata-rata 5,93 claim per-minggu menjadi 0,75 claim per minggu
b.. Claim customer turun dari 1863 PPM (part persejuta) menjadi 186 PPM
c.. Reject internal di line 1 turun dari 1752 PPM menjadi 468 PPM, line 2 dari 943 PPM menjadi 400 PPM, line 3 dari 1326 PPM menjadi 153 PPM, line 4 dari 2461 PPM menjadi 476 PPM, line 5 dari 2313 PPM menjadi 304 PPM.
d.. Productivity di line 1 naik dari 285 menjadi 405, line 2 naik dari 152 menjadi 190, line 3 naik dari 310 menjadi 360, line 4 naik dari 211 menjadi 244
e.. Pending turun dari rata-rata 40 part/ hari menjadi 6 part/ hari
Suatu pencapaian improvement yang ternyata jauh lebih baik dari target awal yang saya rencanakan !!
Mudah-mudahan tulisan ini bisa memberikan inspirasi bagi rekan-rekan, untuk bisa lebih menaruh perhatian lebih dalam menyusun activity plan dan mengontrol pencapaian activity plan. Ingat target adalah result sedangkan aktifity plan adalah penyebab. Jadi jangan fokus pada result tapi fokus pada penyebab.
2 minggu kedepan, saya akan mencoba menjelaskan bagaimana cara membuat activity plan yang baik.
Regards
By. Imanuel Iman
